Jedná se zejména o informace, které se týkají vymezení kategorií osobních údajů, účely a právní základy jejich zpracování, dobu zpracování, zdroje osobních údajů, hlavní zásady zpracování a také informace o právech subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů společností LMS.
V této INFORMACI O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ naleznete zejména odpovědi na následující otázky:
V této souvislosti by společnost LMS úvodem ráda připomněla, že osobními údaji ve smyslu příslušné právní úpravy, zakotvené především v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jako „nařízení GDPR"), jsou vždy jen osobní údaje fyzických osob, nevyjímaje osobní údaje podnikajících fyzických osob, případně také osobní údaje příslušníky tzv. „svobodných povolání (společně také jako OSVČ).
Jste-li tedy obchodní společností (např. s.r.o., a.s. apod.) nebo jinou právnickou osobou (např. územní samosprávný celek, příspěvková organizace apod.) pak se ochrana osobních údajů zakotvená v nařízení GDPR nedotýká údajů vztahujících se k právnické osobě (např. název, IČ, adresa sídla apod.). Ochrana osobních údajů se týká pouze osobních údajů konkrétních fyzických osob, které za Vaší právnickou osobu s námi jednají, komunikují apod., zpravidla tedy osob, které za Vaši společnost vystupují jako zástupci ve věcech smluvních nebo technických (dále jen „Vaši zástupci") a na které máme kontaktní údaje (např. jméno, příjmení, e-mail, telefonický kontakt apod.).
Jste-li právnická osoba, zavazujete se seznámit Vaše zástupce s těmito INFORMACEMI O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ – Prohlášením společnosti LMS. Jste-li fyzická osoba (a to bez rozdílu, zda vůči společnosti LMS vystupujete jako podnikatel nebo spotřebitel), vztahuje se na Vás ochrana osobních údajů podle nařízení GDPR.
Rádi bychom Vás také ujistili, že Vaše osobní údaje uchováváme pouze a jen zákonným způsobem a vždy v souladu s nařízením GDPR, tedy pouze a jen v rozsahu zákonných právních titulů, které jsou upraveny v čl. 6 odst. 1 nařízení GDPR. Společnost LMS o Vás či Vašich zástupcích zpracovává níže uvedené osobní údaje, a to pouze pro účely, po dobu a dle příslušného právního titulu, jak je uvedeno u jednotlivých osobních údajů vymezených v níže uvedené přehledové tabulce. Tabulka je rozdělena tak, aby bylo zřejmé (i) o jaký osobní údaj příslušného subjektu údajů se jedná, (ii) účel zpracování osobního údaje společností LMS, (iii) právní titul zpracování osobního údaje (odkaz na nařízení GDPR) a dále také (iv) doba, po kterou společnost LMS příslušný osobní údaj uchovává.
| Údaj | Účel | Právní základ | Doba uchování |
|---|---|---|---|
| Identifikační údaje (zejména jméno, příjmení, titul, adresa (sídlo), IČ, DIČ, telefonický kontakt, e-mail, vlastnoruční podpis, bankovní účet) | Obchodní či jiná spolupráce s LMS, založená smluvním vztahem | Splnění smlouvy (např. kupní smlouvy či smlouvy o dodávkách, smlouvy o spolupráci apod.) (dle ustanovení čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení GDPR) | Po dobu existence smluvního vztahu |
| Identifikační a kontaktní údaje (zejména jméno, příjmení, titul, adresa (sídlo), IČ a DIC) Identifikační a kontaktní údaje (zejména jméno, příjmení, titul, adresa (sídlo), IČ, DIČ, telefonický kontakt, e-mail, vlastnoruční podpis, bankovní účet) | Plnění zákonných povinností vyplývajících zejména ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví a zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. Zajištění listinných a jiných důkazů pro ochranu právních nároků společnosti LMS pro případné mimosoudní, soudní, správní, exekuční či trestní řízení. | Pinění právních povinností (dle ustanovení čl. 6 odst. 1 písm. c) nařízení GDPR) Oprávněný zájem (zabránění vzniku škod na majetku a reputaci společnosti LMS) (dle ustanovení čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR) | 10 let od skončení příslušného účetního období, kterého se týkají účetní a daňové doklady obsahující osobní údaje, dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů1. Po dobu trvání 10leté objektivní promičecí doby dle ustanovení § 629, 636 a 638 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, prodlouženou o další 1 rok s ohledem na možnou prodlevu mezi zahájením soudního sporu a doručením žaloby. |
| Kontaktní údaje (zejména e-mail, telefonický kontakt) | Zasílání informací v souvislosti s obchodní činností společnosti LMS či pro jakoukoli další nutnou komunikaci ohledně nutných záležitostí související obchodní činností LMS | Nutná sdělení související s obchodní činností společnosti LMS (dle ustanovení čl. 6 odst. 1 písm. a) nařízení GDPR) | Po dobu existence obchodního vztahu mezi společností LMS a subjektem osobních údajů |
Při zpracování osobních údajů se vždy řídíme obecně závaznými právními předpisy a zejména dodržujeme nařízení GDPR. V této souvislosti bychom Vás také rádi ubezpečili, že dodržujeme závazné zásady, které pro zpracování osobních údajů platí. Jedná se zejména o zásady:
Osobní údaje získává společnost LMS primárně přímo od Vás, tedy našich klientů, zákazníků či obchodních partnerů, a to zejména v rámci buď vzájemných smluvních vztahů či v rámci jednání a komunikace o těchto smluvních vztazích. Osobní údaje tedy takto získáváme zejména při vzniku smluvního vztahu a dále například v rámci administrace jednotlivých plnění z těchto smluv plynoucích (např. dílčí objednávky, poskytnutí konkrétního zboží či služeb či jiných plnění z příslušných smluv plynoucích).
Jste-li naším klientem jako právnická osoba, osobní údaje o Vašich zástupcích získáváme primárně zejména přímo od Vás (např. jméno, příjmení, e-mail a telefonický kontakt na Vaše zástupce ve věcech smluvních apod.), nebo v souvislosti s administrací jednotlivých plnění z těchto smluv plynoucích (např. dílčí objednávky, poskytnutí konkrétního zboží či služeb či jiných plnění z příslušných smluv plynoucích). Některé osobní údaje o Vás získáváme i z veřejně dostupných zdrojů. Jedná se například o kontrolu Vašich identifikačních údajů podle veřejných evidencí (např. veřejný rejstřík, živnostenský rejstřík či registr ekonomických subjektů apod.) nebo se může jednat o informace získané kontrolou zveřejněných bankovních účtů a statusu (ne)spolehlivého plátce DPH podle registru DPH.
Vaše osobní údaje nepředáváme žádným třetím osobám s výjimkou:
Níže uvedení práva náleží tzv. subjektům údajů2, tzn. jednak našim zákazníkům obchodním partnerům a klientům, kteří jsou fyzickými osobami, a jednak jste-li právnická osoba, tak Vašim zástupcům (všechny tyto osoby společně dále jako "subjekt údajů"). Jste-li subjekt údajů, svědčí Vám následující práva:
Jakékoliv výše zmíněné právo můžete u nás uplatnit bezplatně elektronicky, a to na e-mail krejcovska@labmediaservis.cz, nebo písemně prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb na adresu našeho sídla. Vždy prosíme uveďte (i) právo, které uplatňujete (např. právo na opravu), (ii) důvody, o které své právo opíráte (např. že u Vás evidujeme nesprávné IČ) a (iii) co požadujete (např. opravu a uvedení správného IČ u Vaší osoby).
V Jaroměři, dne 12.9.2022, Ing. Jan Krejčí - jednatel společnosti LMS
1 Daňový doklad musí dle ustanovení § 29 odst. 1 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, obsahovat mj.: (a) označení osoby, která uskutečňuje plnění, (b) daňové identifikační číslo osoby, která uskutečňuje plnění, (c) označení osoby, pro kterou se plnění poskytuje, (d) daňové identifikační číslo osoby, pro kterou se plnění poskytuje. Označením se dle ustanovení § 29 odst. 4 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů rozumí (i) obchodní firma nebo jméno, (ii) dodatek ke jménu a (iii) sídlo.
2 Subjektem údajů se dle ustanovení čl. 4 odst. 1 nařízení GDPR rozumí identifikovaná nebo identifikovatelná fyzická osoba.